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電子定款はデメリットの面も多いシステムである

近年では定款をつくる際に電子データとして作成する方法を選択する法人が増えてきていますが、日本の電子定款の認証システムにはデメリットもいくつかあり、法人の中にはこの点を重視してあえて紙に印刷して定款の原本をつくるようにしたところも少なくありません。

まず、日本の定款認証制度では、定款を紙に印刷しようが電子データとして作成しようが、認証手続きを完了させるためには一度公証役場へ訪れなければなりません。

電子定款を選択した場合、作成した定款は電子署名を施してから本店所在地の公証役場に送信しますが、認証を受けた定款のデータはインターネットを介してではなく公証役場で直接受け取ることになっています。

このとき、公証役場へは認証済みの定款を保存するための記憶媒体や発起人の印鑑登録証明書だけでなく、紙媒体に印刷した定款も持参しなければなりません。電子定款を選択したからといって作業が楽になるわけではないことは、よく心に留めておきましょう。

また、電子定款にすると印紙税の課税対象ではなくなり、紙の定款の認証を受けるときのように4万円分の印紙代を出す必要がなくなりますが、浮いた印紙代の大部分は専用のソフトウェアや周辺機器の購入費用か、定款の認証を代行してくれる行政書士に支払う報酬に消えてしまいます。

電子定款を選択したとしても、出費は紙に定款を作成する方法をとった場合とさほど変わらないという点も、定款の作成方法を選ぶ際に留意しておく必要があります。

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